ノウハウ

採用担当者の業務効率化おすすめ方法5選。
トレンドのチャットボットとは?

企業でともに働く人を採用する人事部門は、例年の採用活動で多量の業務をこなしています。採用の質を高めるためにも、効率化へ取り組むことが大切です。

本記事では、採用担当者の業務負担を振り返りながら、効率化におすすめの方法をお伝えします。人事部門のご担当者様は、ぜひ参考にお読みください。

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採用担当者の業務フロー

企業が採用活動を開始してから、採用した人材が職場に定着するまでには、多くの業務フローが存在しています。採用担当者の負担を把握するために、まずは現状の業務を振り返ってみましょう。

  • 採用計画の立案
  • 求人票の作成
  • 企業説明会の実施
  • 応募書類の受領
  • 筆記試験や適性検査の実施
  • 面接の実施(一次、二次、最終)
  • 応募者への内定通知
  • 内定者のアフターフォロー
  • 採用活動の分析と改善

一連の採用活動が完了したら、本年度に実施した施策の効果を分析し、課題を発見します。そして、来年度の採用活動へ向けて改善に取り組みます。

上記でご紹介した通り、採用活動において担当者が取り組むべき業務は多岐にわたります。そこで、業務負担軽減の対策として注目されているのが、ITシステムの導入やアウトソーシングをはじめとしたサービスの活用です。業務効率化を推進して、採用担当者の業務負担を抑えましょう。

採用担当者の業務効率化によるメリット

人材採用は、企業の将来を担う重要な業務の一つです。以下のメリットを踏まえて、採用業務の効率化へ取り組むようおすすめします。

業務負担の軽減

業務効率化を推進すると、採用担当者の負担を軽減できます。特に、数多くの応募者の対応を求められる新卒採用の時期は、業務負担が集中しやすいです。ルーティンワークや雑務を可能な限り削減すれば、業務の質を高めやすくなるでしょう。

質の高い人材の確保

近年の採用市場は、働き手不足から売り手が有利な状況となっています。競合他社よりも有利に採用活動を進めて、優秀な人材の確保に努めることが大切です。業務効率化により、採用担当者が重要度の高い業務に注力できる環境を整備しましょう。

内定者の満足度向上

内定辞退は、採用活動で多額の損失を生じさせ、企業の経営にも大きな影響を与えかねません。効率化によりリソースに余裕が生じた分、内定者へのアフターフォローを充実化させると、満足度が向上して内定辞退の防止につながるでしょう。

採用担当者の業務効率化におすすめの
方法5選

採用担当者の業務効率化に有効な方法として、5つのおすすめのソリューションをご紹介します。ぜひ採用活動での活用をご検討ください。

【1】受付システム

受付システムは、訪問者対応や電話対応をはじめ、企業のあらゆる受付業務を自動化するITシステムです。採用活動においても、オフィス受付を自動化したり、応募者との日程調整を自動化したりすることで、効率的な運用を後押しできます。受付人員を削減し、採用活動の重要な業務にリソースを配分しやすくなるでしょう。

【2】採用代行サービス

採用代行サービスとは、採用業務の一部または全部をアウトソーシングするサービスです。人材採用を専門とするサービスへ外注することで、業務の品質を維持しつつ効率的に採用活動を進めやすくなります。自社の採用担当者が重要度の高い業務へ注力できるようになると、採用の精度が高まるでしょう。

【3】採用管理システム(ATS)

採用管理システム(ATS)とは、採用活動の進捗状況や応募者のデータなどを一元管理するITシステムです。採用活動で発生する膨大な情報を適切に管理し、社内で速やかに共有できます。求人募集から内定者のアフターフォローまで、幅広い場面で活躍し、システムの支援によってスムーズな採用活動の実現が可能です。

【4】Web面接ツール

Web面接ツールは、オンラインでの面接を実現するITツールです。面接のコスト削減につながるだけでなく、リモートワーク体制でも運用しやすい点で注目されています。面接内容は映像で記録可能なため、社内での振り返りや共有に対応可能です。面接参加のハードルが下がることで、応募数の増加も期待できます。

【5】チャットボット

チャットボットは、Webサイト上のコミュニケーションを自動化するITツールです。サイトに設置したチャットボットへユーザーが問い合わせをすると、自動で返信を行います。また、チャットボット側からユーザーへ話しかけを行うといった積極的なアクションも可能です。

採用サイトにチャットボットを設置すると、応募者からの問い合わせ対応業務を自動化できます。無人で運用可能なため、業務時間外の問い合わせにも24時間365日対応可能です。よくある質問への回答や、面接の日程調整などを自動で処理し、採用業務の効率化を叶えます。オペレーターによる有人チャットに対応するハイブリッド型のチャットボットなら、必要に応じて採用担当者がチャットを運用し、応募者と直接にやり取りをすることもできます。

また、チャットボットを介して応募者へのアプローチを強化する手法も有効です。採用サイトを訪問した応募者へ、チャットボットが自動で話しかけを実施。ユーザーニーズを捉えた声がけによって、自然とCVポイントへと誘導します。EFO(入力フォーム最適化)や離脱防止の観点からも注目されているツールです。

採用業務の効率化にはチャットボット「sinclo」がおすすめ

企業のDX推進などを背景に、注目のデジタル技術として導入が進んでいる、トレンドのチャットボット。Webサイトの訪問者とのコミュニケーションを自動化できることから、採用活動での活用にも適しています。

そんなチャットボットを初めて導入するなら「sinclo」がおすすめです。事前に設定した通りに会話が進むシナリオ型(ハイブリッド型)のため、正確に回答でき、さらには導入コストを抑えやすいのもポイント。料金体系は、月額9,440円~の低価格から始められる「コスト重視プラン」と、月額29,440円~で豊富な機能が搭載された「成果重視プラン」をご用意しています。

成果につながるサポート体制が充実しているのも、「sinclo」の魅力の一つです。経験豊富なコンサルタントが貴社を専任で担当し、導入から運用後までフォローいたします。多忙な人事部門の現場へ初めてITシステムを導入する場合も安心です。業務効率化で成果を出すなら「sinclo」にお任せください。

「sinclo」のおすすめ機能

離脱防止設定

離脱防止設定は、ユーザーがWebサイトのページを閉じたり戻ったりしようとした場合に、画面上に再度チャット画面を表示させる機能です。採用サイトから離脱しようとする応募者へアプローチを行い、チャットから別のページへ誘導するなど、次のアクションにつなげられます。

属性値取得

属性値取得は、「sinclo」の独自機能です。Webサイトから任意のテキスト情報を取得することで、ユーザーの情報を確認し、チャットでのスムーズなコミュニケーションを実現します。採用サイトのマイページからの問い合わせなどの場面で活用すれば、サポートの際に応募者の本人確認を行う手間がかかりません。

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採用業務において、自社採用サイトは無くてはならないものになっていますが、皆さまは自社採用サイトを徹底的に活用出来ていますでしょうか?

sincloサービスサイトでは、【自社採用サイトを徹底的に活用する方法5選】というテーマで開催したウェビナー資料を公開しております。

無料でダウンロードいただけますので、自社採用サイトからの応募数の改善や、問い合わせ対応の業務効率化などにお悩みの人材業界の方・採用担当者の皆さまは、ぜひご覧ください。

まとめ

採用担当者の業務効率化について解説しました。人材採用ではこなすべき業務が多く、効率化が求められています。対策としてITシステムを導入する際は、現場の負担も考慮しましょう。
採用活動向けにチャットボットを導入するなら、ぜひ現場へのサポートが手厚い「sinclo」にご相談ください。

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