カスタマーサポート ノウハウ

人事部門のチャットボット活用方法を紹介!
業務や採用活動にもたらすメリット

企業の人事部門でチャットボットを活用する動きが始まっています。デジタル技術を利用すれば、既存の業務の課題を解決できる可能性も。人事・総務分野への導入を検討してはいかがでしょうか。本記事では、人事部門のチャットボット活用や、メリットについて解説します。

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人事・総務でチャットボットが注目される背景

チャットボットとは、Webサイトなどに設置して、テキストメッセージによる対話を自動で行うツールです。コミュニケーションを自動化することで、問い合わせ対応やマーケティング業務の効率化に役立ちます。

近年は、人事・総務の分野でもデジタル化が進んでいる状況です。経済産業省が主導するDX(デジタルトランスフォーメーション)推進へ取り組み、デジタル技術を取り入れる企業が多くなりました。また、新型コロナウイルス感染拡大にともない、バックオフィス業務でもテレワーク体制への対応が求められています。こうした背景から、社内外のコミュニケーションへチャットボットを導入するケースが少なくありません。

人事部門でのチャットボット活用方法

人材の採用や教育、労務管理などに携わる人事部門では、どのようにチャットボットが活用されているのでしょうか。ここでは、代表的な例をご紹介します。

社内の問い合わせ対応に活用

人事・総務部門には、従業員からの問い合わせが数多く寄せられます。その内訳は、勤怠管理・福利厚生・各種手続きをはじめとして、内容は多岐にわたります。一方で、こうした問い合わせの大半を同様の内容が占めているケースも珍しくありません。

この場合、問い合わせ対応をチャットボットで代替することで、業務効率化が可能です。従業員からのよくある質問に対して、事前に回答を用意し、チャットボットが自動対応します。人事・総務担当者は、内容が簡単でかつ件数の多い問い合わせに対応する必要がありません。

採用活動に活用

人材採用は売り手市場が続き、多くの業界で企業間の競争が激化しています。より多くの応募者を募り、優秀な人材を確保することが急務となっている状況です。そこで、自社の採用サイトにチャットボットを設置し、企業が自ら求職者へアプローチすることで、応募数を増加させる施策が始まっています。

自社の採用サイトに設置したチャットボットが、訪問者へ積極的に話しかけ。チャット画面上で申し込み手続きを完結する機能を有するツールもあり、採用活動におけるCV獲得を後押しできるのが魅力です。

チャットボットが業務や採用活動にもたらすメリット

人事部門の業務や採用活動にチャットボットを導入すると、以下のメリットが期待できます。

社内に人事・総務のノウハウを蓄積できる

幅広い領域の知識を取り扱う人事・総務では、業務の属人化が懸念されています。現状のままでは、担当者の退職や異動にともない、ノウハウが失われるリスクが存在します。それに対して、チャットボットのシステム上に問い合わせ対応のノウハウが蓄積されれば、業務の引き継ぎが発生した際にも安心です。

人事部門の繁忙期の業務平準化につながる

人事部門には、1年のなかでも業務量が大幅に増加する時期があります。たとえば、人事異動・新卒採用・年末調整などのタイミングです。多くの企業で繁忙期の業務負担が課題となっています。社内問い合わせの件数は、チャットボット導入により削減できる可能性があります。よくある質問の問い合わせ対応を自動化。繁忙期の業務量の急増を防ぎ、人事がコア業務に集中しやすい環境づくりが可能です。

人事部門に導入するチャットボットの選び方

人事部門に導入するチャットボットを選ぶなら、「現場での使いやすさ」「導入実績」「サポートの充実度」が重要なポイントです。運用時には社内でツールの操作が必要なため、社員のITスキルにかかわらず使いやすいツールを選びましょう。また、自社と業界や規模の近い企業での導入実績があると、適切な運用の参考にできます。

さらに、チャットボットで成果をあげるには、ベンダーから運用改善のアドバイスを得られるなど、サポート体制が手厚いと安心です。お伝えした3つのポイントを参考に、人事部門に適したチャットボットをお選びください。

人事・総務が運用しやすい「sinclo」のチャットボット

社内の人事・総務の現場で運用しやすいチャットボットをお探しなら、「sinclo」がおすすめです。シンプルでわかりやすいUI/UXのデザインを採用し、直感的に操作していただけます。マニュアルを見ずに使えるほど簡単で、ITの専門知識を問わずにご利用いただけます。

Webマーケティングからカスタマーサポートまで、幅広い目的での導入実績が豊富な点も、安心につながるポイントです。「sinclo」の機能では、人事・総務分野における求職者の募集から社内サポートまで、幅広くカバーできます。

さらには、当社の経験豊富なコンサルタントが、お客様専任の担当となり、成果につながる運用のお手伝いをいたします。チャットで成果を出すなら「sinclo」にお任せください。

人材業界・採用業務における自社採用サイトの活用術

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sincloサービスサイトでは、自社採用サイトをお持ちの企業様向けに【自社採用サイトを徹底的に活用する方法5選】というテーマで開催したウェビナー資料を公開中です。

元人材派遣会社出身のメディアリンク社員が、採用担当者の抱える課題や、その解決手段としてのチャット活用についておまとめした内容となっております。

無料でダウンロードいただけますので、自社採用サイトからの応募数の改善や、問い合わせ対応の業務効率化などにお悩みの人材業界の方・採用担当者の皆さまは、ぜひご覧ください。

まとめ

人事部門では、主に社内の問い合わせ対応や採用活動などでチャットボットが活用されています。導入を検討されるご担当者様は、まずは無料で「sinclo」の資料ダウンロードをご利用ください。チャットボットの導入や運用に役立つ情報をお届けします。

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