カスタマーサポート

企業の生産性をアップさせる!
業務効率化のアイデア5選

日常の業務を効率的にこなせるようになれば、より多くの利益をあげられる可能性があります。仕事の取り組み方を見直し、スタッフの生産性を高めましょう。ここでは、組織の課題を解決するための、業務効率化のアイデアを5つご紹介します。生産性アップの施策を検討されているご担当者様は、ぜひ参考にしてください。

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業務効率化で生産性を高めるには

日頃の業務をなかなか効率的に進められず、組織に問題が生じていないでしょうか。スタッフの人数に対して業務量が多すぎたり、慣習で無駄な作業を続けていたり、場合によっては業務が属人化して適切な引き継ぎができていないことも。こうした課題を解決するには、業務効率化の施策を検討しましょう。業務効率化とは、業務上の非効率を改善し、より多くの利益をあげられる状態へと導くことです。まずは基本的な施策から取り組み始めてはいかがでしょうか。

業務効率化のアイデア5選

業務効率化で組織の生産性を高めるために、5つのアイデアをご紹介します。この機会に日頃の業務を見直し、ぜひ取り組みを始めましょう。

1:業務をマニュアル化する

初めにご紹介するのは、業務をマニュアル化して誰でも取り組める状態にする基本の対策です。業務マニュアルを作成することで、ベテランから新人まで各スタッフの仕事の品質を標準化します。完成したマニュアルは社員教育に活用でき、業務の引き継ぎもスムーズになります。一方で、資料作成には多くの時間がかかりやすいため、計画的に準備を行いましょう。

2:不要な業務を削減する

既存の業務の全体像を見直すとともに、無駄な作業があれば削減も視野に入れましょう。代表的な施策として挙げられるのがペーパーレス化です。紙の資料の印刷を止めることで、スタッフの業務負担を減らせるだけでなく、用紙やOA機器などの経費削減にもつながります。場合によっては、社内で長らく続いてきた慣習を思い切って廃止することも必要です。

3:業務をアウトソーシングする

バックオフィス業務をはじめとした定型の仕事を専門業者へ外注する方法もあります。アウトソーシングは社内のリソースを有効活用するうえで役立ちます。社内スタッフは、より重要性の高い業務へ集中しやすくなるでしょう。また、外部の専門性の高い人材へ業務を安心して任せられる点もメリットです。ただし、社内に業務のノウハウが蓄積しにくくなる点に留意しましょう。

4:業務をツールで自動化する

専用のITツールを導入して、業務を自動化する方法です。ITツールを導入・運用するには一定の費用負担が発生しますが、業務の工数を大幅に抑えることによって、人件費削減の効果が期待できます。

たとえば、従来の電話応対はオペレーターが担っていましたが、「チャットボット」の導入により、問い合わせ対応の自動化が可能です。チャットボットとは、ユーザーとテキストでコミュニケーションを行うツールのこと。カスタマーサポートの業務効率化で注目されています。

人件費削減の目的でチャットボットを導入する場合は、費用対効果を重視してサービスを選ぶのがポイントです。ベンダー各社のプランを比較して、初期費用やランニングコストを考慮して導入すると良いでしょう。

5:業務でデータベースを活用する

業務に関する膨大な情報をデータ化し、社内で共有できる体制を整えます。たとえば、顧客リストや社内FAQなどのデータベースを活用し、スムーズな情報共有を実現しましょう。データベースを用意すれば、社内の問い合わせコストを削減できます。その際は、情報漏えいといった事故のリスクを避けるため、重要な情報の取り扱いに関してセキュリティ対策を徹底することが大切です。

企業の業務効率アップに貢献する「sinclo」

ITツールを活用すれば、業務効率化を実現できます。電話での問い合わせ対応をはじめとしたカスタマーサポート業務の効率化では、ぜひチャットボットの導入をご検討ください。おすすめなのは、簡単でわかりやすいハイブリッド型チャットツール「sincloです。

sinclo」のチャットボットなら、カスタマーサポート業務の効率化を叶えられます。問い合わせ対応の自動化により、オペレーターによる電話応対のコストを削減。さらにはbotが24時間365日対応することで、コールセンターの営業時間外に発生する機会損失を防ぐ効果も期待できます。

すでに多数の企業様でご利用いただいている「sinclo」は、チャットボットを活用した業務の自動化により、業務効率化を成功させた事例も豊富です。当社のコンサルタントが手厚くサポートするため、初めてのチャットボット導入も安心してお任せください。

まとめ

今回は、業務効率化で企業の生産性を高めるアイデアをご紹介しました。日頃の業務を見直すのに加えて、チャットボットをはじめとした専用のITツールを導入するのも一つの手です。ご紹介したアイデアを参考に、ぜひ改善へ向けた取り組みを始めてみてください。

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